1) Vytvoření podrobného projektového záměru

Začínáme od začátku: na co vlastně peníze potřebujeme, k čemu je chceme využít – tomu se říká projektový záměr. Projekt musí mít přesně specifikovaný cíl, logickou strukturu a musíme vědět, na jaké cílové skupiny je zaměřen. Velkou pozornost je třeba věnovat rozpočtu a promyslet financování projektu.

2) Nalezení příslušného programu a v něm konkrétní oblasti podpory pro náš záměr

Podle cíle projektového záměru vyhledáváme vhodný dotační program pro jeho financování. Podrobné informace o něm nalezneme v programovém dokumentu, kde jsou specifikovány podporované oblasti a cíle programu. Je tam také přehled typů žadatelů, kteří mohou o podporu požádat. Všechny programové dokumenty jsou k dispozici na webových stránkách u jednotlivých řídicích orgánů, které daný program vyhlašují.

3) Podání žádosti o podporu

Žádost o podporu představuje klíčový dokument, který rozhodne o tom, zda budeme se svou žádostí úspěšní či nikoli. Průvodcem při tvorbě žádosti nám budou příručky a  metodické pokyny řídicích orgánů, většina je ke stažení z webu. Kromě tištěných a elektronických verzí jsou k dispozici i konzultace s odbornými pracovníky, návodné semináře, atd.

Žadatel musí vždy vyčkat na to, zda se pro jeho projektový záměr otevře výzva. Informace o vyhlašovaných výzvách pro daný rok jsou uvedené v tzv. harmonogramu výzev, který je rovněž dostupný na internetových stránkách řídicích orgánů. Ve výzvě jsou vždy přesně specifikovány podmínky pro předložení žádosti o podporu, na příklad pro které typy podporovaných oblastí je výzva určena, její délka, typ oprávněných žadatelů, míra podpory, územní zaměření atd.

Žádost i se všemi povinnými podklady a přílohami musí být podána do stanoveného termínu prostřednictvím elektronického systému MS 2014+.

4) Posouzení žádosti o podporu

Podané žádosti o podporu vyhodnocuje řídící orgán nebo jím pověřená instituce (tzv. zprostředkující subjekt). Žádosti se posuzují podle hodnotících kritérií, které jsou součástí výzvy (najdeme je buď přímo v samotné výzvě, anebo v navazující dokumentaci – například v Příručce pro žadatele/příjemce). V Příručce pro žadatele/příjemce najdeme také informace o průběhu hodnocení (např. jak dlouho trvá proces hodnocení, jaké podmínky musí být splněny pro podpoření projektu apod.).

V současném programovém období 2014–2020 došlo k výraznému posunu v oblasti hodnocení projektů. Jednak došlo ke sjednocení pravidel napříč programy, dále byly nastaveny nástroje, které zvýší transparentnost celého procesu. Žadatelé by měli být detailně informováni o výsledku hodnocení projektů a mohou se proti negativnímu výsledku hodnocení i odvolat, což v programovém období 2007-2013 nebylo možné. To zvyšuje automaticky tlak na kvalitu hodnocení projektů ze strany hodnotitelů.

5) Realizace projektu

S úspěšným žadatelem je následně podepsána smlouva, která podrobně stanoví podmínky realizace projektu. Jedná se zejména o pravidla pro výběr dodavatelů, povinnou publicitu, zásady pro vedení a uchovávání dokladů apod.

Máme podepsanou smlouvu? Pak je čas pustit se do práce!

6) Žádost o platbu

Peníze získáme na základě žádosti o platbu, podané řídicímu orgánu nebo zastupující instituci. Platby mohou mít různé podoby – proplacení už vydaných výdajů (tzv. ex-post platba), poskytnutí prostředků dopředu (tzv. ex-ante platba) nebo využití tzv. kombinovaných plateb. Konkrétní podmínky žádostí o platbu stanovuje patřičný řídicí orgán.

7) Vyhodnocení a vyúčtování

Při předkládání žádosti o platbu je třeba prokazovat, že výdaje odpovídají podmínkám obsaženým v podepsané smlouvě. Nezapomínejme proto na průběžné pořizování fotografií, prezenčních listin, předávacích protokolů apod., kterými budeme později dokládat faktury např. za realizovaná školení a semináře. Řídicí orgán následně zkontroluje, zda jsou naše nároky oprávněné. V případě, že jsou (výdaje jsou tzv. způsobilé), máme peníze brzy na účtu. Pokud by byly některé výdaje označeny jako nezpůsobilé, např. pokud jsme některé doklady nedoložili, případně doložili nesprávně (např. objednávka nesouhlasí s fakturou), řídící orgán přistoupí ke korekci a nárokovanou částku nám o ni zkrátí.

8) Kontrola na místě

Vedle administrativní kontroly musíme počítat také s tzv. kontrolou na místě. Kontrolovat nám mohou projektovou dokumentaci, fyzický stav projektu (jak daleko s ním jsme), finanční stránku atd. Kontrola vždy sestaví protokol, který shrne poznatky a opatření, která musíme následně zařídit, jinak nám hrozí sankce. Kontroly mohou být plánované i namátkové. Pro bezproblémový průběh kontrol je třeba mít veškerou dokumentaci na jednom místě, pořizovat zápisy z jednání, uchovávat originály dokumentů a veškerou korespondenci včetně elektronické, nastavit procesy a kompetence v projektovém týmu apod. Je také důležité včas nahlásit řídicímu orgánu všechny změny, aby nebyla kontrola překvapená.

9) Publicita projektu

Každý příjemce, který získal finanční podporu z fondů EU, musí informovat o této pomoci v souladu s tzv. povinnou publicitou projektů. Ta má svá pevná pravidla, která jsou uvedena v Příručkách pro žadatele a příjemce. U projektů menšího rozsahu je publicita nejčastěji splněna vyvěšením plakátu o velikosti A3 v místě realizace projektu. U finančně náročnějších projektů je pak nutné informovat okolí pomocí velkoplošného banneru či billboardu. Po jeho dokončení jsou pak tyto dočasné nosiče nahrazeny pamětní deskou. Informace o projektu musí zůstat na místě minimálně po dobu udržitelnosti projektu.

10) Udržitelnost projektu

Dnem proplacení poslední platby naše starost o projekt nekončí, ba naopak. Od nynějška bude třeba ho udržovat naživu i bez dotací po dobu, ke které jsme se uvázali ve Smlouvě. Nejčastější dobou je pět let, u vybraných projektů může jít jen o tři roky. V případě, že bychom udržitelnost projektu nezajistili, bude nám uložena sankce a v krajním případě se od nás bude chtít vrácení části nebo i celé dotace. Udržitelnost projektu vypovídá o kvalitní přípravě celého našeho projektu. Udržet výstupy projektu po pět let je jen programová podmínka. Kvalitní projekt však žije sám od sebe mnohem déle.